Nereti e-pasts ir mūsu primārais komunikācijas veids, kur saņemam darba uzdevumus, dodam darba uzdevumus, vai pat izpildām darba uzdevumus (par privāto saraksti nerunājot). Ja esat starp tiem, kas dienā saņem vismaz pārdesmit e-pastus, tad ļaujiet minēt:

1. Vai jūsu inboxā ir pārsimts (vai varbūt pāris tūkstoši) e-pastu?
2. Bet vai jūs negribējāt inboxā atstāt tikai tos e-pastus, kas ir svarīgi, saglabājami vai “darāmie darbi”?
3. Un vai jūs tam vēl spējat izsekot līdzi?

Starp citu, e-pastam ir vēl otra “problēma”. Šī problēma ir nepārtrauktība jeb būšana on-line. Vispār jau tam vajadzēja būt ļoti efektīvi, jo mēs taču visu laiku esam “sasniedzami”… realitātē šī efektivitāte ir tikai šķietama, patiesībā nemitīgie ienākošie e-pasta ziņojumi mūs tikai iztraucē. Mums liekas, ka uz šo e-pastu ir steidzami jāatbild, mēs pametam savu iesākto darbu un rakstām atbildi. Diemžēl tas rada ilūziju par efektivitāti.

Ko darīt?

1. Lasīt e-pastu tikai divas vai trīs reizes dienā. Protams, izņēmums ir profesijas, kur e-pasta lasīšana ir tiešs darba pienākums (uzziņas, administrācija, klientu serviss utml.) Izmēģiniet e-pastu izlasīt vienreiz no rīta, vienreiz pusdienlaikā un vienreiz vakarā. Protams, šajos laikos arī atbildēt uz ziņām, kuras prasa jūsu reakciju.
2. Inboxā pēc izlasīšanas un atbildēšanas neatstāt nevienu meilu. Tas prasa disciplīnu, bet pamēģiniet:

• Visas ziņas, kas ir nebūtiskas, izdzēsiet uzreiz pēc izlasīšanas.
• Visas ziņas, kas ir saglabājamas, arhivējiet attiecīgos jūsu izveidotos e-pasta folderos (mapēs) – galvenais princips, lai šie e-pasti būtu prom no Inboxa.
• Uz visām ziņām, kas prasa jūsu atbildi, atbildiet. Pēc tam iesūtīto ziņu arhivējiet.
• Visas ziņas, kas prasa ilgāku jūsu uzmanību, arhivējiet, bet darāmo darbu atzīmējiet savā kalendārā jeb plānotājā.

Pamēģiniet un jūs pārsteidzošā kārtā iegūsiet daudz vairāk laika savam reālajam “darbam”. Būšu priecīga, ja izlemsiet arī padalīties savā pieredzē komentāros pie šī raksta.